TX-Follow-Up: Automatisierung für mehr Sicherheit und Effizienz

Herausforderungen im TX-Follow-Up-Prozess

Die Erfassung von Follow-Up-Daten in Transplantationsmodulen stellt viele Einrichtungen vor organisatorische und prozessuale Herausforderungen. Patientinnen und Patienten müssen ausgehend vom Indexfall über längere, modulspezifische Zeiträume hinweg kontinuierlich überwacht werden. Gleichzeitig fehlt für Follow-Up-Fälle ein eigener QS-Filter – eine automatisierte Anlage im etablierten QS-Prozess erfolgt daher nicht. Erforderliche Informationen wie ET-Nummer oder Transplantationsdaten müssen häufig manuell aus dem Indexfall übernommen werden, was zusätzlichen Aufwand und Risiken für Dateninkonsistenzen mit sich bringt.

Der TX-Follow-Up Manager: Automatisierung von der Anlage bis zur Verknüpfung

Nun stehen genau hierfür Lösungen bereit, die das Transplantations-Follow-Up gezielt automatisieren und damit sowohl die Datenqualität als auch die Prozesssicherheit deutlich verbessern: Der QS TX-Follow-Up Manager, wenn Sie die Saatmann QS im Einsatz haben und der QS-Monitor TX-Follow-Up Manager, wenn Sie eine andere QS in Kombination mit dem QS-Monitor einsetzen.

Was zeichnet den Saatmann QS TX-Follow-Up Manager aus?

Der Saatmann QS TX-Follow-Up Manager ermöglicht eine automatisierte Anlage von Follow-Up-Modulen. Im Gegensatz zu den Indexmodulen werden die Follow-Up-Module nicht anhand von definierten Auslösealgorithmen im Sinne einer QS-Filter Spezifikation ermittelt. Sie sind in definierten Zeiträumen in Abhängigkeit vom jeweiligen Leistungsbereiches zu erheben – z. B. nach 90 Tagen sowie 1, 2, 3 oder 5 Jahren.

In Saatmann QS erfolgt die automatisierte Anlage dieser Follow-Up-Module sowie die Bogendokumentation mit anschließendem Export an die LAG. Herzstück ist hier der Webservice TX-Follow-Up für ein automatisiertes Datenmanagement.

Intelligente Prüflogik und automatisierte Bogenanlage

Grundlage sind intelligente automatisierte Prüfungen im Sinne eines erweiterten QS-Filters. Ausgehend vom OP-Datum des Indexfalles berechnet der Webservice die jeweiligen Follow-Up-Zeitpunkte. Der aktuellste verfügbare Follow-Up-Bogen wird berücksichtigt. Medizinische und prozessuale Kriterien wie Überlebensstatus, Retransplantation oder behandlungsbedürftige Abstoßungen werden einbezogen. Hintergrundprozesse sorgen für rechtzeitige Modulanlage – etwa mehrere Tage oder Wochen vor Fälligkeit. Ergänzt durch Fehler-Logging und E-Mail-Benachrichtigungen entsteht maximale Transparenz für IT sowie Anwenderinnen und Anwender.

Auch die automatisierte Modulanlage bietet klare Mehrwerte: Neue Fälle für die TX-Follow-Up-Fallkette werden mit eindeutiger Kennzeichnung angelegt, relevante Patienten- und Versicherungsdaten aus dem Indexfall bzw. dem aktuellsten QS-Follow-Up-Fall übernommen und die Verknüpfbarkeit der Vorgänge zuverlässig sichergestellt. Der QS-Fall erscheint direkt in der Patientenliste von Saatmann QS, während gleichzeitig die Datenbasis konsistent bleibt. Das Ergebnis ist ein strukturierter, übersichtlicher QS-Arbeitsplatz mit klaren To-dos und spürbarer Entlastung für die Teams vor Ort.

Wie der Saatmann QS-Monitor TX-Follow-Up Manager funktioniert

Der QS-Monitor TX-Follow-Up Manager etabliert ein neues Zusammenspiel von Daten- und Prozessmanagement: TX-Vorgänge werden unabhängig vom QS-Dokumentationssystem im QS-Monitor vorgehalten – inklusive aller relevanten Informationen aus dem Indexfall und ergänzender Falldaten aus dem KIS. Indikatoren unterstützen die fristgerechte Überwachung der Follow-Ups. Herzstück ist der Webservice TX-Follow-Up, der ein automatisiertes Datenmanagement ermöglicht. Follow-Up-Sequenzen werden über flexible Konfigurationen und zeitgesteuerte Abläufe – z. B. nach 90 Tagen sowie nach 1, 2, 3 oder 5 Jahren – automatisch angelegt und fortgeschrieben. In Saatmann QS Basic erfolgt die Bogendokumentation mit anschließendem Export an die LAG.

TX-Follow-Up Manager für QS-Monitor und QS: Ihre Vorteile auf einen Blick

Mit den TX-Follow-Up Managern für QS-Monitor & QS profitieren Einrichtungen von zeitgerechter automatisierter Bogenanlage vor Fälligkeit. Außerdem von einer maximalen Datenübernahme aus dem Indexfall in den jeweiligen Follow-Up-Vorgang, einer sicheren Verknüpfbarkeit der Vorgänge über ET-Nummer, eGK-/PID-Daten und Einwilligungserklärungen sowie einer deutlichen Reduzierung manueller Arbeitsschritte.

Gleichzeitig werden Follow-Up-Erhebungen spezifikationskonform durchgeführt und die personellen Ressourcen im Follow-Up-Management entlastet. So wird das TX-Follow-Up nicht nur effizienter, sondern auch robuster und zukunftssicher gestaltet.